EventWare - organisatie met inzicht

EventWare is de online complete software oplossing voor evenementenbureaus, boekingskantoren en impresariaten ter ondersteuning van de boekingen, informatiestromen, planning, coordinatie, communicatie, contract- en relatiebeheer.

De software koppelt logistieke processen aan de kernactiviteiten van uw organisatie, verzorgt de kritische communicatie en dossiervorming, maakt de uitvoering van werkprocessen transparanter en maakt sturing op eindresultaten mogelijk.
Het is flexibel, praktisch en eenvoudig in te zetten doordat het via internet wordt aangeboden. Het laat zich door de gebruiker aanpassen en kan met voortschrijdend inzicht, ervaring en behoeften in de organisatie meegroeien. De software past zich aan aan de processen (i.p.v. andersom).

Omdat EventWare wordt uitgeleverd via internet, volgens het zogenaamde Software as a Servce (oftewel Saas) – model, kan de implementatietijd drastisch worden verlaagd. Door gebruik te maken van EventWare worden gegevens gestructureerd verwerkt. De software is dynamische opgezet waardoor de applicatie flexibel configureerbaar is. U bepaalt het gedrag en de inrichting van de software door uw informatiebehoefte en procesbeschrijvingen. Als mogelijke invulling leveren wij de volgende mogelijkheden:

• Beheer van evenementen, lokaties, inventaris en installaties;
• Contract- en relatiebeheer;
• Relatiebeheer inzichtelijk en naar eigen inzicht uit te breiden; 
• Uitgebreide zoek, - selectie en filter functionaliteit; 
• Gedeelde agenda geïntegreerd; 
• Professionele management rapportage functionaliteit; 
• Export mogelijkheid van gegevens naar Excel; 
• Genereren van brieven en e-mail correspondentie bij relaties; 
• Online applicatie overal op een veilige manier toegankelijk is 
• Multi-user; 
• Back-up database; 
• Automatische updates;
• Professionele ondersteuning; 
• Continu onderzoek naar verbetermogelijkheden;
• Lage beheerkosten.

De volgende mogelijkheden zijn op aanvraag voor u te realiseren: 

• Koppeling I&DT Online Boekhouden voor automatiseren financiele afdeling. Vanuit EventWare worden direct en automatisch financiële zaken in uw boekhouding verwerkt;
• Procesondersteuning voor uw organisatie (workflow management) - van pprocesbeschrijving, planning, communicatie en operationele ondersteuning bij uitvoering van projecten tot aan de financiele afhandeling;
• Data verrijking door koppeling KvK register; 
• Mogelijk om online services te koppelen aan uw website zoals online beschikbaarheid inzage of online verkopen (zie onze Website as a Service dienst); 
• SMS services; 
• Online facturering aan klanten;

U schaft geen softwarepakket aan, maar sluit een abonnement op de applicatie af. U werkt daarmee via internet. U hoeft geen dure hard- en software meer te kopen en te installeren. Dit heeft verder als voordeel dat het beheer, nieuwe updates, het onderhoud, de beveiliging en de back-ups worden verzorgd door I&DT en daarmee een optimale werking van uw software mogelijk wordt gemaakt zonder dat u daar nog omkijken naar heeft.

Type abonnement

De mogelijkheden zijn afhankelijk van het type abonnement dat is afgesloten. Hieronder staan de populaire abonnementtypen. Aan elk type abonnement is een vaste maandelijkse vergoeding gekoppeld. Een gebruiker kan eenvoudig overstappen op een meer uitgebreide rol. Na iedere abonnementswijziging gaat een nieuwe conttracttermijn van 12 maanden in en komen eventuele promotionele kortingen van uw bestaande product te vervallen.

EW-1: Beheerlicentie
Volledige toegang tot alle beheer- en standaard functies

Dit is het meest uitbegreide type. Naast een eigen agenda en het standaard invoeren en wijzigen van gegevens, kunt u met dit type abonnement de software voor uw organisatie beheren door informatievelden aan te maken, communicatietemplates te beheren en bent u in staat gebruikers te beheren en rechten aan andere gebruikers toe te kunnen of te beperken. Ook heeft u als beheerder toegang tot management informatie.

Dit type account heeft tevens toegang tot de I&DT Customer Support Desk voor de service en support mogelijkheden.

Voor elke organisatie wordt altijd minimaal 1 type EW-1 aangemaakt. Deze gebruiker is verantwoordelijk voor de gang van zaken binnen de applicatie. Voorbeelden zijn het gebruikersbeheer en het toegangbeheer.

EW-2: Gebruikerslicentie
Volledige toegang tot de standaard functies

Dit type abonnement geeft u toegang tot alle standaard functies. U heeft een eigen agenda en kunt gegevens real-time opvragen, zelf invoeren en wijzigen.

EW-3: Part-time Gebruikerslicentie
Volledige toegang tot de standaard functies op basis van nacalculatie

Dit type abonnement geeft u toegang tot alle standaard functies en is speciaal bedoeld voor part-time medewerkers. Hiermee heeft de gebruiker een eigen agenda en kunnen gegevens real-time worden opgevraagd, zelf invoeren en wijzigen. Het maandbedrag bestaat uit een vast bedrag per gebruiker. Op basis van nacalculatie wordt elk tegelijkertijd ingelogde gebruiker per dag extra belast. Het gebruik in het weekend is gratis.

EventWare iets voor u?

Onze visie, onze ervaringen en de vakinhoud van onze partners over de gehele breedte van de branche hebben geleid tot een softwareproduct voor deze markt; EventWare.

Meer hierover kunt u lezen op http://www.eventware.nl of neem direct contact met ons op.